¿Hemos aprendido ya a convocar reuniones en el calendario electrónico?

Somos seres que planifican. Hacemos planes y nos los hacen. El quebradero de cabeza, laboral y personal, que comenzó en marzo de 2020 con la llegada del coronavirus lo hemos manejado más o menos bien. El teletrabajo se ha instalado en nuestras vidas, también los espacios flexibles o híbridos, los turnos para ir a la oficina, las reuniones en remoto… la presencialidad a la baja.

En este contexto, hemos tenido que actualizar nuestro ordenador y hacernos con una silla ergonómica. Y hemos seguido haciendo planes. Unos imaginarios y otros más del día a día. Además de la agenda propia y personal, la rutina de los teletrabajadores está cargada de videoreuniones, eventos en remoto y otras tareas que se agendan en herramientas informáticas. Los calendarios y agendas electrónicas son herramientas imprescindibles en el día a día de jefes y empleados. Uno de los más utilizados es Google Calendar, aunque hay otras apps alternativas, mejores, peores o iguales de efectivas. En Calendar sincronizas la agenda con tus contactos, puedes crear y compartir eventos y videoconferencias, establecer la duración de una reunión, avisar a los asistentes, confirmar la asistencia, definir metas, crear alertas… Algunas veces da miedo abrir el calendario. E incluso se pueden ver las tareas de tus compañeros. Hace poco te contamos trucos para no meter la pata en las videollamadas. Ahora que el teletrabajo se ha consolidado, te damos algunos consejos para convocar videorreuniones con un poco más de sentido común:

La agenda del calendario puede engañar

Evita pensar que el tiempo que no está agendado en el calendario es tiempo libre: Tendemos a creer que si un compañero no tiene ninguna reunión a determinada hora es que "está libre" en esa hora. El tiempo libre es tiempo de trabajo. Contribuye a que todos tengamos un espacio libre para producir y desarrollar nuestra actividad. Respeta el tiempo de creación igual que pides tiempo de gestión.

No te pases, calcula el tiempo de la reunión

Haz un esfuerzo por pensar cuánto tiempo verdaderamente necesita una reunión: Tendemos a agendar reuniones de una hora. Al reservar ese tiempo para una reunión haces que la siguiente reunión no se pueda convocar antes. Sin embargo, si tu reunión finalmente termina en media hora, los compañeros tienen un hueco de otra media hora hasta la siguiente. En media hora es difícil completar una tarea (el tiempo se va en cambiar de un asunto a otro, en abrir los documentos necesarios, en centrarse en la nueva tarea...). Lo más probable es que cuando "estemos en foco" sea justo cuando nos toque conectarnos al siguiente enlace. Conclusión: habrán transcurrido dos horas y se habrá podido aprovechar solo una.

Convoca solo a las personas necesarias

Si temes que otra persona pueda "sentirse excluida" pregúntale directamente, quizá le venga bien no tener que asistir, quizá tenga bastante con un resumen de los titulares o los acuerdos tomados.

Las convocatorias, en horario de trabajo

Evita convocar las reuniones fuera de las horas de trabajo. Al cerrar la jornada, lo ideal es poder visualizar lo que se debe hacer al día siguiente. Si, al llegar por la mañana, tenemos dos reuniones con las que de antemano no contábamos, dejaremos de hacer algo que sí esperábamos poder tener hecho al final del día.

Cuelga el cartel de ‘no molestar’

Las reuniones son importantes para que los proyectos avancen, pero no son lo único importante. Las horas de trabajo reflexivo y concentrado son las horas en las que finalmente se materializan los resultados. Si necesitas ese tiempo, quizá sea buena idea fijar una franja diaria o semanal con un "preferentemente: déjame currar".

Ten claras tus preguntas.

Charla versus orden del día: A veces, la mera puesta en común de algunos asuntos nos hace encontrar las soluciones. Una conversación con el compañero adecuado puede abrirnos los ojos o aportarnos la idea o la pista que hará que todo encaje. Esas reuniones son necesarias en ocasiones. No obstante, para el grueso de la reuniones es preferible tener una idea clara del asunto que se va a tratar, de las preguntas concretas que hay que responder, de, en definitiva, cómo se va a concretar el siguiente paso que el proyecto necesita. Convoca las reuniones cuando tengas claras tus preguntas, ayudarás a los demás a ofrecerte respuestas concretas y el proyecto avanzará más que el reloj.

Nada vale si es urgente

Obviamente, estos protocolos pierden su importancia cuando las cuestiones son urgentes. SIn embargo, "apagar fuegos" ya es casi un cliché. Recuerda que el lobo del cuento no aparecía todos los días por más que así se anunciara. Cuando todo es urgente, en realidad nada lo es.